Programa ROTARY de Intercambio de Jóvenes  BÉlgica/Luxemburgo. D1620 –D1630 –D2170

Normas y condiciones de viajes para estudiantes entrantes

Normas básicas

1)      Ningún viaje durante el período escolar (incluso el período de examenes) sin la autorización del funcionario rotario del club anfitrión (YEO) y de la familia anfitriona y de la escuela.

2)      Obligación formal de mantener a las familias anfitrionas siempre al corriente de los desplazamientos: la dirección precisa, número de teléfono fijo, programa detallado…

3)      Siempre respetar los días y oras de regreso convenidos, si no avisar a tiempo de todo tipo de cambio y recibir el acuerdo por este cambio. En caso de que se repita la infracción, los viajes serán  limitados o prohibidos y el responsable del distrito será informado.

4)      Quedar localizable en cualquier momento (punto de contacto, n° de teléfono, n° de móvil,…)

5)      El club anfitrión y en particular el responsable rotario del Intercambio de Jóvenes (YEO) queda siempre y por todas ocasiones responsable del estudiante de intercambio.

Las varias posibilidades

1)      Viajes CON acompañante(s) admitido(s)

“Acompañante admitido”= familias anfitrionas, rotario, escuela, adulto debidamente mandato por el Rotary, ROTEX.

a)      En Bélgica/Luxemburgo con o sin alojamiento

No se necesita algun autorización sino eventualmente la(s) pedida(s) por el organizador.En caso de alojamiento, dar los datos al YEO del club anfitrión.

b)      Al extranjero sin alojamiento (entonces un día como máximo)

Autorización escrita (mail/fax/carta) de los padres legales a entregar al YEO.

Sin embargo, los viajes en un radio cerca de 50 kms alrededor del domicilio no necesitan esta autorización (Tournai-Lille ; Liège-Aix o Maastricht,…)

c)      Al extranjero con alojamiento (más de un día)

Autorización escrita (mail/fax/carta) de los padres legales a entregar al YEO. Aun cuando esta autorización no sea absolutamente indispensable para los viajes con las familias anfitrionas y con la escuela, les recomendamos mucho que la tomen para evitar cualquier problema ulterior.

Facilitar las coordenadas al YEO y al responsable del distrito.

2)      Viajes SIN acompañante(s) admitido(s)

a)      En Bélgica/Luxemburgo – Viaje a solas o con algunos estudiantes

i)         Un día como máximo (Sin alojamiento) : autorización verbal de los padres anfitriones

ii)       Más de un día (Con alojamiento) : autorización verbal de los padres anfitriones ; facilitar los datos del alojamiento al YEO. Si algunos participantes : facilitar la lista de los participantes y de sus clubs anfitriones al YEO para coordinación y vigilancia a realizar conjuntamente por las familias anfitrionas y el YEO para evitar cualquiera infracción.

b)      Al extranjero A SOLAS o ENTRE DOS : ESTE TIPO DE VIAJE NO ES PERMITIDO.

Excepción : con motivos justificados (ir a visitar un pariente) y a petición explícita de los padres naturales (prueba escrita).

El YEO y la familia anfitriona deben asegurarse de que los viajes (de ida y vuelta) se pasen en toda seguridad (acompañar y acoger al estudiante a las estaciones/aeropuerto de llegada/salida) y que el estudiante esté bien alojado en una familia aprobada por los padres naturales y/o el club anfitrión. Comprobar que el estudiante haya llegado a su destino y haya vuelto.

CONDICIONES DE AUTORIZACIÓN

                            i) Pedir y tener la autorización escrita (mail certificado/fax/carta) de 

 los padres naturales.

ii) Autorización de los padres anfitriones

iii) Autorización del Chairman del distrito de origen

iv) Decisión por el YEO que, a cada momento, tiene que poder contactar al estudiante en su lugar de estancia.

v) Información por el YEO del responsable del distrito.

c)      AL EXTRANJERO con algunos estudiantes (tres por lo menos)

i)        SIN alojamiento (= un día como máximo : por ejemplo : París, Londres, Amsterdam, Colonia, en un día de ida/vuelta.

CONDICIONES DE AUTORIZACION

(1)         Especificar por escrito la destinación precisa, la meta del viaje, el orario preciso y la lista de los participantes y de su(s) club(es) anfitrión(es).

(2)         Autorización escrita (mail certificado/ fax/carta) de los padres naturales.

(3)         Autorización de los padres anfitriones.

(4)    Autorización del Chairman del distrito de origen

(4)         Decisión por el YEO (si llega el caso : coordinación entre unos YEOs).

(5)         Información del (de los) responsable(s) del distrito por el (los) YEO(s).

ii) CON alojamiento (más de un día)

Este tipo de viaje sera SIEMPRE el objeto de un expediente (formulario específico) a entregar al club anfitrión por lo menos 15 días antes de la salida. El responsable del distrito tomará la decisión. Una coordinación entre distritos será siempre indispensable.

CONDICIONES IMPUESTAS

(1)             Elaboración de un itinerario detallado con la lista de los participantes y del club anfitrión, fechas, etapas, dirección completa de los alojamientos, actividades previstas y medios de locomoción utilizados (dar una copia del billete + copia del pasaporte). NO AUTOSTOP.

(2)             Autorización escrita (mail certificado/fax/carta) de los padres naturales con mención de las fechas (de ida/vuelta) y destinaciones.

(3)             Autorización escrita de los padres anfitriones.

(4)             Garantia que por lo menos un adulto admitido por el responsable del distrito pueda siempre entrar en contacto localmente y se haga fiador de la seguridad y de la buena evolución de la estancia. Se dará la preferencia a un miembro del club anfitrión. (Nota : este criterio podría ser opcional con arreglo a la clase de proyecto).

(5)             Aviso motivado (favorable o desfavorable) del YEO del club anfitrión.

(6)      Autorización del Chairman del distrito de origen

(6)             DECISIÓN por el responsable del distrito – el expediente debe serle transmitido por el YEO para decisión a lo mínimo 8 días antes de la fecha prevista de la salida.

(7)             Durante el viaje, un contacto regular (a lo mínimo una vez cada dos días) debe ser establecido por el (los) jóven(es) con la familia anfitriona/responsable YEO.

Notas :

1.                                                                                                      Los estudiantes menores son sometidos LEGALMENTE a la obtención de una autorización paterna escrita y legalizada para viajar sin sus padres al extranjero. Las administraciones municipales encargadas de la legalización de la fecha reconocen la validez de la autorización dada por los padres anfitriones si el jóven consta en la composición de la familia (esto  pasa cuando se expide el CIRE – Carnet de Identidad para Residente Extranjero).

2.                                                                                                      Un mail certificado tiene que incluir la dirección e-mail de los padres y un N° de Tf a fin de poder controlar en caso de duda.