PROGRAMME ROTARY YEP/SEP BELGIQUE/LUXEMBOURG

D1620 – D1630 – D2170

Règlement sur les Voyages des YEP/SEP INBOUNDS

PRINCIPES DE BASE

1)      Pas de voyages en période scolaire (y compris la période des examens) sans autorisation du YEO ET de la famille d’accueil ET de l'école

2)      Obligation formelle de toujours tenir les parents d’accueil au courant de tous les déplacements : adresse précise, téléphone fixe, programme détaillé…

3)      Respecter les jours et heures de rentrée convenus, sinon prévenir à temps de tout changement et recevoir l’accord sur ce changement d’horaire. En cas d'infraction répétée les voyages seront limités ou interdits et le responsable de district sera averti.

4)      Rester joignable à tout instant (point de contact, N° de GSM,….)

5)      Le Club Rotary hôte et en particulier le YEO reste TOUJOURS et en toutes circonstances responsable de l’étudiant YEP/SEP.

LES DIVERSES POSSIBILITES

1)      Voyages AVEC accompagnateur(s) agréé(s) :
« Accompagnateur agréé » = familles d’accueil, rotarien, école, adulte dûment mandaté par le Rotary, Rotex.

a)      En Belgique/Luxembourg avec ou sans logement
Aucune autorisation nécessaire sauf celle(s) éventuellement demandée(s) par l’organisateur. En cas de logement fournir les coordonnées au YEO du Club hôte.

b)      A l’étranger sans logement (donc maximum une journée)
Autorisation écrite (mail/fax/lettre) des parents naturels à remettre au YEO.
Toutefois les voyages dans un rayon d’environ 50 Kms autour du domicile ne nécessitent pas cette autorisation : (Tournai – Lille ; Liège – Aix ou Maastricht,….)

c)      A l’étranger avec logement (plus d’une journée)
Autorisation écrite (mail/fax/lettre) des parents naturels et du Chairman du district d'origine à remettre au YEO. Même si cette autorisation n’est pas absolument indispensable pour les voyages avec les familles d’accueil et l’école, il est hautement recommandé de s’en munir afin d’éviter tout problème ultérieur.
Fournir les coordonnées au YEO du Club hôte qui les communiquera à son tour au responsable du district

 

2)      Voyages SANS accompagnateur(s) agréé(s)

a)      En Belgique/Luxembourg – Voyage seul ou à plusieurs

i)        Maximum une journée (Sans logement) : autorisation orale des parents d’accueil.

ii)       Plus d’une journée (Avec logement) : autorisation orale des parents d’accueil ; fournir les coordonnées du logement au YEO. Si plusieurs participants : fournir la liste des participants et de leurs clubs d'accueil au YEO pour coordination et contrôle à effectuer conjointement par les familles d’accueil et le(s) YEO(s) pour éviter tout dérapage.

 

b)      A l’étranger  SEUL ou à DEUX   CE TYPE DE VOYAGE N'EST PAS PERMIS
Exception : raisons justifiées  (rendre visite à un parent,…) et à la demande expresse des parents naturels (preuve par écrit).
Le YEO et la famille d'accueil doivent s’assurer que les voyages aller-retour se feront en toute sécurité (conduite et accueil de l’étudiant aux gares/aéroport de départ/arrivée) et que l’étudiant est bien hébergé dans une famille approuvée par les parents naturels et/ou le club hôte. Vérifier que l’étudiant est bien arrivé à destination et bien rentré au retour.

CONDITIONS D'AUTORISATION

i)        Demande + Autorisation écrite (mail certifié/fax/lettre) des parents naturels.

ii)      Autorisation des parents d’accueil.

iii)   Autorisation du Chairman du district d'origine.

iv)     Décision par le YEO qui a tout moment doit pouvoir contacter le jeune SEP à son lieu de séjour.

v)     Information du responsable de district par le YEO.

 

c)      A L’ETRANGER à plusieurs étudiant(e)s (minimum trois)

i)        SANS logement (=maximum une journée : par ex : Paris, Londres, Amsterdam ou Cologne en une journée aller/retour)
CONDITIONS D’AUTORISATION

(1)   Spécifier par écrit la destination précise, le but du voyage, l’horaire précis et la liste des participants et de leur club d'accueil.

(2)   Autorisation écrite (mail certifié/fax/lettre) des parents naturels.

(3)   Autorisation des parents d’accueil.

(4) Autorisation du Chairman du district d'origine.

(5)   Décision par le YEO (le cas échéant coordination entre plusieurs YEO).

(6)   Information du responsable de district par le YEO.

ii)       AVEC logement (plus d’une journée)
Ce type de voyage fera TOUJOURS l’objet d’un dossier (formulaire spécifique) à rentrer au Club Hôte au moins 15 jours avant le départ. La décision sera prise par le responsable de district. Une coordination entre districts sera très souvent indispensable.
CONDITIONS A REMPLIR

(1)   Établissement d’un itinéraire détaillé avec la liste des participants et de leur club d'accueil, dates, étapes, adresse complète des logements, activités prévues et moyens de transport utilisés (fournir une copie du titre de transport + copie du passeport)  PAS D’AUTO STOP.

(2)   Autorisation écrite (mail certifié/fax/lettre) des parents naturels avec mention des dates (aller-retour) et destinations.

(3)   Autorisation écrite des parents d’accueil.

(4)   Garantie qu'au moins un adulte à agréer par le responsable de district pourra toujours être contacté localement et se portera garant de la sécurité et du bon déroulement du séjour. Préférence sera donnée à un membre du Club Hôte. (Note : Ce critère pourrait être optionnel en fonction de la nature du projet)

(5)   Avis motivé (favorable ou défavorable) du YEO du Club d’accueil.

(6) Autorisation du Chairman du district d'origine.

(7)   DECISION par le responsable de district – le dossier doit lui être transmis par le YEO pour décision minimum 8 jours avant la date prévue de départ.

(8)   Pendant le voyage, un contact régulier (minimum une fois tous les deux jours) doit être établi par le(s) jeune(s) avec la famille hôte/responsable YEO.

Remarques :     
1.        Les étudiants mineurs sont soumis LEGALEMENT à l’obtention d’une autorisation parentale écrite et légalisée pour voyager sans leurs parents à l’étranger. Les administrations communales chargées de la légalisation de la signature reconnaissent la validité de l’autorisation donnée par les parents d’accueil pour autant que le jeune soit repris dans la composition du ménage (ceci se fait lors de la délivrance du CIRE –Carte Identité pour Résident Etranger-).

 2.        Un  mail certifié doit comporter l’adresse email des parents clairement mentionnée et un N° de Téléphone de manière à pouvoir contrôler en cas de doute.

3.     Tout voyage hors de Belgique nécessite non seulement le CIRE mais également le passeport et même parfois un visa en fonction de la nationalité de l’étudiant et du pays visité.