Échanges scolaires d’un an du Rotary – Instructions

Veuillez lire ce document avant de commencer à remplir le dossier.

Si votre candidature est retenue, votre dossier sera transmis au pays d’accueil. C’est en quelque sorte votre carte de visite et vous devriez viser à produire la meilleure impression possible, c’est-à-dire remplir les formulaires avec soin, très proprement en évitant toutes fautes. L'ensemble des feuilles numérotées doit être agrafé ensemble dans l'ordre des pages. Pas de fardes plastiques ou autres protections ...

GÉNÉRALITÉS

Tout d’abord, écrivez lisiblement.
Nous préférons les formulaires produits par informatique sur ce site même ou dactylographiés !

Vous devez répondre à toutes les questions et ne pas employer « idem » ou « voir page nnn ». Répondez dans l’espace prévu à cet effet sauf indications contraires. Faites un brouillon sur une photocopie pour vous assurer que vos réponses tiennent dans l’espace prévu.

Signatures

Les signatures doivent être apposées à l’encre BLEUE sur les quatre exemplaires. Aucune copie de signature n’est permise. Vous procéderez ainsi : complétez au propre les formulaires, imprimez-les, photocopiez-les en trois exemplaires puis signez les quatre copies du dossier. Les étudiants doivent signer 5 fois ; les parents ou les tuteurs 3 fois sur chaque copie du dossier. Vous localiserez facilement où apposer les signatures grâce au symbole * et à l’encadré. Demandez à votre médecin et à votre dentiste de faire des copies des formulaires les concernant avant de signer chacun des quatre exemplaires.

Photographies

Il doit s’agir des originaux couleur (papier photo) qu’il faut apposer sur chacun des quatre exemplaires du dossier. Il faut 4 photos de face, de la tête aux épaules (la tête devrait avoir plus ou moins 2,5 x 3,5 cm), et quatre copies de chaque photo requise à la section PHOTOS. Vous pouvez mettre des photocopies couleur mais de très bonne qualité. Vous ne devez pas agrafer vos photos mais les fixer avec de la colle ou un adhésif à double face.

Dates

Veuillez noter le mois grâce à l’abréviation en lettres et non en chiffres, par exemple 1986/fév/22. C’est la notation internationale standard dont l’ordre peut différer de celle employée par votre pays.

Abréviation

YE – Youth Exchange (Échange de jeunes)

INSTRUCTIONS PAGE PAR PAGE

Page 1 : Candidat et Parent ou Tuteur

Cette section doit être remplie en entier. Toutes les personnes exerçant l’autorité parentale doivent donner leur autorisation écrite en complétant et signant ce formulaire. Si vos parents sont divorcés, donnez les renseignements demandés pour le parent qui n’a pas la garde et non pour votre belle-mère ou beau-père, à moins que vous n’ayez été adopté par cette personne ou qu’elle n’exerce l’autorité parentale. Si vous avez un tuteur, fournissez tous les renseignements le/la concernant.

En cas d’urgence : Donnez le numéro d’une personne qui peut rejoindre vos parents en cas d’urgence, pas celle de vos parents mêmes (oncle, grands-parents)

Date de naissance : Veuillez spécifier le mois grâce à l’abréviation en lettres et non en chiffres, par exemple 1986/fév/22. C’est la notation internationale standard dont l’ordre ou le format peuvent différer de celle employée dans votre pays.

Aval du Rotary club et du district : Cette section est à remplir par les responsables des Échanges de jeunes du club et du district. Vous devez leur fournir votre dossier en quatre exemplaires. Parfois, votre établissement scolaire se charge de cette démarche. Vérifiez auprès de votre conseiller d’orientation. Le district ne remplira cette section que si votre candidature est retenue.

Page 2 : Études et renseignements personnels

Attestation de scolarité/Relevés de notes : Obtenez ces documents auprès de votre établissement scolaire qui listeront tous les cours que vous avez suivis ces deux dernières années ainsi que les notes que vous avez obtenues, et incluez-les dans le dossier traduits en anglais. Ces informations permettront à l’établissement scolaire à l’étranger de vous placer au bon niveau.

Quand vous calculez le nombre d’années scolaires, ne tenez pas compte de la maternelle ou son équivalent.

Si vous étudiez une langue étrangère, évaluez votre maîtrise de celle-ci.

Si vous fumez, consommez de l’alcool ou des substances illicites, ou que vous l’ayez fait dans le passé, soyez sûr de fournir toutes les informations demandées. Vous ne serez pas refusé d’office mais nous en tiendrons compte pour choisir vos familles d’accueil. Le cas échéant, n’hésitez pas à détailler votre réponse sur une feuille mobile. Tous les candidats répondront à la question « Supposons que vous soyez accueilli dans une famille où l’alcool et le tabac sont interdits, quel en serait l’impact sur votre année d’échange ? ».

Attestation du directeur/Conseiller d’orientation : Cette section à remplir par un représentant officiel de votre établissement scolaire qui vous connaît, comme le directeur de l’école, le proviseur ou un conseiller d’orientation. Il ne peut s’agir d’un professeur. Cette page doit vous être adressée et faire partie du dossier que vous présentez.

Pages 3-5 : Visite médicale et examen dentaire

Prenez vos rendez-vous chez le médecin et le dentiste dès maintenant car ces sections doivent être dûment remplies avant de passer l’entretien de sélection du district. Le district n’acceptera pas votre candidature sans ces deux documents. Si votre candidature n’est pas retenue pour un entretien, vous pourrez annuler ces rendez-vous. Tous les renseignements doivent figurer dans les espaces prévus à cet effet. Une simple lettre d’un docteur stipulant qu’il vous suit régulièrement et que vous êtes en bonne santé ne suffit pas. Le docteur qui vous suivra à l’étranger doit pouvoir disposer de toutes ces informations. N’oubliez pas le test pour la tuberculose (TB Mantoux). Veuillez demander à votre docteur d’écrire très lisiblement.

Page 5 : Autorisation médicale et décharge de responsabilité civile et financière

IMPORTANT ! Si vous êtes malade et que vous deviez recevoir des soins, ce document autorise les Rotariens ou la famille qui vous accueillent à agir au nom de vos parents ou tuteurs. Ce document signifie que vos parents ou tuteurs acceptent de payer tous les montants non couverts par l’assurance, y compris les frais de transport ou de rapatriement. Si vos parents sont divorcés, vous devez aussi obtenir la signature du parent qui n’a pas votre garde, ou celle de votre tuteur. Cette autorisation doit être obtenue de toutes les personnes exerçant l’autorité parentale.

Rappel, en cas d’urgence : Lister des numéros de téléphone et fax d’un membre de votre famille ou d’amis proches de vos parents ou tuteurs dans le cas où nous n’arriverions pas à les joindre. Il doit s’agir de personnes pouvant prendre les décisions médicales qui s’imposent lorsque l’on arrive pas à joindre vos parents ou tuteurs directement.

Page 7 : Renseignements complémentaires

Indiquez tout régime alimentaire particulier et surtout listez les aliments que vous ne mangez pas en précisant si ces restrictions sont d’ordre médical ou religieux ou une préférence personnelle.

Détaillez vos réponses pour chaque question mais toutefois ne dépassez pas trois pages dactylographiées (simple interligne sur format A4 ou 8 ½ ” x 11”). Vous devez faire preuve d’une certaine réflexion. La présentation et l’absence de fautes sont aussi prises en compte. Choisissez avec soin vos photos et le message que vous voulez faire passer au club et aux familles d’accueil.

Page 9 : Engagement/Demande de visa

Ce document fait partie de la demande de visa, remplissez-le donc avec soin. N’oubliez pas d’indiquer le pays dans votre adresse.

(A) Engagement du candidat : soyez certain d’avoir bien compris ce à quoi vous vous engagez.

(B) Engagement des parents ou tuteurs : là encore, s’assurer d’avoir bien compris les responsabilités et les obligations.

Tous les parents et tuteurs doivent signer, y compris le parent qui n’a pas la garde sauf si un tuteur a signé. La signature du témoin peut être laissée en blanc s’il n’y a pas de représentant du Rotary club disponible et un responsable du district pourra signer ultérieurement.

(C), (D), (E), et (F) Ces sections seront complétées dans le pays d’accueil. Les clubs indiqueront le montant d’argent de poche pour le mois en USD.

Pages 11 et 12 : Règles du programme et conditions des échanges

Il est essentiel que les parents ou tuteurs et les étudiants soient familiers avec les règles et conditions du programme des Échanges, toute infraction à celles-ci pouvant résulter en une interruption de l’échange et un rapatriement immédiat. Toutes les signatures doivent être apposées sur chacun des exemplaires en présence d’un représentant du club car aucune copie de signature n’est permise. N. B. Il s’agit de règles et conditions standard auxquelles souscrivent la plupart des districts du Rotary. Néanmoins chaque district est libre de les modifier ; le cas échéant, le district d’accueil est tenu de vous en informer par écrit à la section prévue à cet effet dans le dossier.

Page 13 : Lettre de recommandation confidentielle de votre établissement scolaire

Remettez le formulaire à quelqu’un de votre école qui vous connaît bien (principal ou directeur, conseiller d’orientation ou enseignant) avec une enveloppe timbrée et adressée au représentant du Rotary du club qui vous parraine.

Divers

Le conseiller d’orientation de votre établissement scolaire ou le responsable YE du Rotary club parrain pourront vous aider à remplir ce dossier si vous avez des questions. Consultez-les pour savoir où le déposer, auprès de votre établissement scolaire ou du Rotary club parrain.